cahaya illahi

PENGADAAN ANALISA PEKERJAAN,URAIAN DAN SPESIFIKASI

PEKERJAAN, EVALUASI PEKERJAAN, PROSES REKRUTMEN

, PROSES SELEKSI DAN PENEMPATAN SDM

Disusun Guna Memenuhi Tugas

Mata Kuliah: Sumber Daya Manusia

Dosen Pengampu: Dra. H. Nur Uhbiyati M.Pd

Disusun Oleh:

Mashadi                      : 1400018029

Mariyatul Husna         : 1400018031

PROGRAM PASCA SARJANA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI WALISONGO

SEMARANG

2015

BAB I

PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang Masalah

Kesediaan dan ketrampilan seseorang tidak cukup efektif untuk mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman yang jelas tentang apa yang dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Dalam bidang personalia permasalahan yang mungkin timbul adalah dari seleksi penerimaan karyawan, penempatan posisi sampai dengan pemberhentian karyawan.Kebutuhan karyawan baru didalam perusahaan tidak bisa dipastikan, walaupun sudah direncanakan dengan sebaik- baiknya.Hal ini dikarenakan berbagai faktor yang timbul baik dalam perusahaan (faktor intern) maupun faktor yang berasal dari luar perusahaan (faktor ekstern).

Untuk itu sebelum melakukan seleksi pemilihan karyawan perusahaan menentukan kebutuhan karyawan yang dibutuhkan baik kualitas maupun kuantitas (jumlah).Pelaksanaan seleksi merupakan salah satu bagian penting dalam aktivitas atau kegiatan Manajemen Sumber Daya Manusia. Terutama untuk pengadaan tenaga kerja, karena dengan adanya seleksi maka akan menghasilkan karyawan-karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan baik dan segi jumlah maupun mutu, yang akan menjamin kelancaran tugas-tugas dan jalannya aktivitas. Guna mendapat karyawan seperti yang diharapkan, perusahaan harus melakukan penyeleksian karyawan dengan selektif agar calon karyawan tersebut dapat berkerja dengan baik

Menurut Manulang (1996:16) dalam melakukan pemilihan karyawan dapat dilakukan pemilihan melalui tiga tahap yaitu:

1. Menentukan Analisis Jabatan dalam rangka mendapatkan job description, yaitu menentukan sifat jabatan yang sesuai dengan pekerjaan.
2. Mengadakan recruitment atau penarik, yaitu proses dimana karyawan ditarik melalui sumber- sumber karyawan.
3. Mengadakan pemilihan karyawan yang tersedia.

Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer sumber daya manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan.

Dengan latar belakang masalah diatas maka penulis membahas bagaimana pengadaan analisa pekerjaan yang baik ,spesifikasi pekerjaan, proses merekrutmen karyawan dan penempatan SDM baru.

BAB II

PEMBAHASAN

A.  Pengertian Analisa Pekerjaan

Analisis pekerjaan terdiri atas dua kata, analisis dan pekerjaan.Analisis merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan pekerjaan adalah sekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Dengan demikian analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127)

Siagian (2008:75) mengatakan bahwa analisis pekerjaan adalah usaha sadar yang sistematik dalam mengumpulkan, menilai dan mengorganisasikan semua jenis pekerjaan yang terdapat dalam suatu organisasi.Dari pengertian tersebut maka dalam suatu organisasi diperlukan analisis pekerjaan yang mempunyai peran dan tugas melakukan penganalisisan terhadap semua pekerjaan yang ada.

Menurut Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya , dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler penyelia atau spesialis dalam sumber daya manusia biasanya mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan, (1) aktivitas pekerjaan, (2) perilaku manusia, (3) mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan, (4) standar prestasi, (5) konteks pekerjaan, dan (6) persyaratan manusia. Sedangkan menurur Sedarmayanti (2010:145) informasi yang didapatkan menolong dalam membedakan: (1) aktivitas dan tingkah laku pekerjaan , (2) interaksi dengan yang lainnya, (3) Standar kinerja, (4) Pengaruh terhadap keuangan dan penganggaran, (5) mesin dan peralatan yang digunakan, dan (6) kondisi pekerjaan.

B.  Tujuan Analisis Pekerjaan

Sedangkan menurut Sastrohadiwirjo mengatakan bahwa tujuan analisis pekerjaan yaitu:  (1) memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat, (2) memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja, (3) menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif (Sastrohadiwiryo).

Menurut Gomes (2003;92) Ada 12 tujuan analisis pekerjaan yang digunakan oleh sektor publik maupun sektor swasta, yaitu:

1.      Job description,yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.

2.      Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelas-kelas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu

3.      Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terikat

4.      Job desinng restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok

5.      Personel requirement, yaitu  berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan

6.      Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang dilakukan oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja

7.      Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja

8.      Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi, perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu

9.      Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja

10.  Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan

11.  Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu organisasi

12.  Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.

C.  Spesifikasi pekerjaan (job specification)

Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang  bisa diterima agar dapat menjalankan satu Pekerjaan dengan baik dan kompeten. Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu.

Spesifikasi pekerjaan lebih menitikberatkan pada syarat yang dibutuhkan seseorang untuk bisa bekerja dengan beban dan tanggung jawab jabatan. Umumnya yang tercantum dalam spesifikasi pekerjaan adalah:

a.       Jenis kelamin

b.        Usia karyawan

c.       Pendidikan formal

d.      Kemampuan khusus sehubungan dengan pekerjaan

e.       Kualifikasi emosi

f.        Syarat kesehatan atau kondidi tubuh.

g.       Spesifikasi Orang

Spesifikasi orang dapat dilihat dari karakteristik personal yaitu kemampuan dan keahlian. Kemampuan personal tersebut match 1 dari hasil belajar, pelatihan dan pengalaman. Kemudian Match 2 dilihat dari karakteristik kepribadian.

D.  Rekrutmen karyawan/Pegawai

Sumber daya manusia/aparatur merupakan factor yang sangat berperan dalam suatu organisasi atau pemerintahan dalam memberikan pelayanan kepada publik (Baedhowi, 2007).Pembinaan dan pengembangan profesionalitas SDM menjadi salah satu upaya yang tepat untuk menghadapi dan merespon segala tantangan yang berkaitan dengan perubahan lingkungan strategis.Sebagai upaya untuk mewujudkan tuntutan profesionalitas Pegawai Negeri Sipil (PNS), Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 telah menetapkan beberapa perubahan dalam manajemen PNS. Perubahan tersebut membawa konsekuensi bahwa setiap organisasi pemerintah baik pusat maupun daerah harus memiliki Sumber Daya Manusia Pegawai Negeri Sipil (untuk selanjutnya digunakan istilah pegawai) yang memenuhi persyaratan baik secara kuantitas maupun kualitas sehingga dapat melaksanakan tugas dan fungsinya secara professional

Mathis dan Jakson (2001) Rekrutmen karyawan/pegawai adalah proses yang menghasilkan sejumlah pelamar yang berkualifikasi untuk pekerjaan di suatu perusahaan atau organisasi. Hal ini sejalan dengan pendapat Irawan dkk. (1997) bahwa rekrutmen adalah suatu proses untuk mendapatkan tenaga yang berkualitas guna bekerja padaperusahaan atau instansi. Sedangkan menurut ahli lainmenyebutkan bahwa rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak, dan menetapkan sejumlah orang, baik dari dalam maupun dari luar perusahaansebagai calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan SDM (Samsudin, 2006).

Ivancevich (2001) menambahkanbahwa rekrutmen berkaitan dengan aktivitas yangmempengaruhi jumlah dan jenis pelamar, apakahpelamar tersebut kemudian menerima pekerjaan yangditawarkan. Proses seleksi merupakan rangkaian tahapankhusus yang digunakan untuk memutuskan pelamarmana yang akan diterima. Proses tersebut dimulai ketikapelamar melamar kerja dan diakhiri dengan keputusanpenerimaan.

Menurut Mondy (1996) Selection is theprocess of choosing from a group of applicants theindividual best suited for a particular position. Prosesseleksi yang dapat dikatakan sebagai tahap awal yangmenentukan bagi organisasi untuk memperoleh calonpegawai yang mempunyai kemampuan yang handal danprofesional. Gatewood dan Field (2001) menyatakanbahwa seleksi adalah proses pengumpulan dan evaluasiinformasi tentang individu yang memperoleh tawaranpekerjaan.

Selanjutnya Siagian (1994) menyebutkanbahwa seleksi adalah berbagai langkah spesifik yangdiambil untuk memutuskan pelamar mana yang akanditerima dan pelamar mana yang akan ditolak. Prosesseleksi dimulai dari penerimaan lamaran dan berakhirdengan keputusan terhadap lamaran tersebut. Seleksidilaksanakan tidak saja untuk penerimaan karyawanbaru saja, akan tetapi seleksi ini dapat pula dilakukanuntuk pengembangan atau penerimaan, karena adanyapeluang jabatan. Untuk memperoleh atau mendapatkanpeluang jabatan tersebut perlu dilakukan seleksisehingga dapat diperoleh pegawai yang berkualitassesuai dengan kebutuhan.

Secara lebih rinci Mondy dan Noe (1996)menguraikan peran analisis pekerjaan yang tidak dapatdiabaikan dalam proses rekrutmen maupun seleksi

Sebagai dalam tabel atau gambar di bawah ini

 

BAB III

PENUTUP

A.      Kesimpulan

Analisis pekerjaan adalah suatu cara sistematis mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi pekerjaan dan kebutuhan tenaga manusia, serta konteks dimana pekerjaan dilaksanakan. Disini analisis berfungsi dalam membantu manajer dalam menempatkan pegawainya. Informasi yang didapat digunakan manajer dalam menjalankan deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan spesifikasi orang dalam menjalankan suatu proses pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana untuk mencapai tujuan yang diharapakan.

Analisis pekerjaan merupakan proses mencari informasi sampai dengan analisis untuk penyususunan uraian pekerjaan  dan spesifikasi pekerjaan atau persyaratan apa/siapa dari masing-masing jenis pekerjaan harus dikerjakan. Manfaat analisis pekerjaan antara lain: penarikan, seleksi dan penempatan karyawan, sebagai petunjuk dasar dalam menyusun program latihan dan pengembangan, menilai kinerja/pelaksanaan kerja, memperbaiki cara kerja karyawan, dan merencanakan organisasi agar memenuhi syarat/memperbaiki struktur.

DAFTAR PUSTAKA

Alamsyah, Andy, dan Muh. Aziz Muslim. 2005. Model PenilaianKinerja Anggota DPR. Jurnal Ilmu Administrasi dan Organisasi,Bisnis & Birokrasi, Vol.13, No.2 (Mei).

Baedhowi.2007. Revitalisasi Sumber Daya Aparatur dalam Rangka Meningkatkan Kualitas Layanan Publik.Jurnal IlmuAdministrasi dan Organisasi, Bisnis & Birokrasi, Vol.15, No.2 (Mei).

Mathis. Robert I, Jackson John H. 2001. Manajemen Sumber DayaManusia, Jakarta: Salemba Empat.

Mondy, Wayne & Robert M, Noe. 1996. Human Resource Management, New Jersey: Prentice Hall Inc.

Jurnal Ilmu Administrasi dan Organisasi,Volume 16, Nomor 3, Sept–Des 2009, hlm.131-139