PENGADAAN ANALISA PEKERJAAN,URAIAN DAN SPESIFIKASI
PEKERJAAN, EVALUASI PEKERJAAN, PROSES REKRUTMEN
, PROSES SELEKSI DAN PENEMPATAN SDM
Disusun
Guna Memenuhi Tugas
Mata
Kuliah: Sumber Daya Manusia
Dosen Pengampu: Dra. H. Nur Uhbiyati M.Pd
Disusun
Oleh:
Mashadi :
1400018029
Mariyatul Husna : 1400018031
PROGRAM PASCA SARJANA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI WALISONGO
SEMARANG
2015
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Masalah
Kesediaan
dan ketrampilan seseorang tidak cukup efektif untuk mengerjakan sesuatu tanpa
pemahaman yang jelas tentang apa yang dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.
Dalam bidang personalia permasalahan yang mungkin timbul adalah dari seleksi
penerimaan karyawan, penempatan posisi sampai dengan pemberhentian
karyawan.Kebutuhan karyawan baru didalam perusahaan tidak bisa dipastikan,
walaupun sudah direncanakan dengan sebaik- baiknya.Hal ini dikarenakan berbagai
faktor yang timbul baik dalam perusahaan (faktor intern) maupun faktor yang
berasal dari luar perusahaan (faktor ekstern).
Untuk
itu sebelum melakukan seleksi pemilihan karyawan perusahaan menentukan
kebutuhan karyawan yang dibutuhkan baik kualitas maupun kuantitas
(jumlah).Pelaksanaan seleksi merupakan salah satu bagian penting dalam
aktivitas atau kegiatan Manajemen Sumber Daya Manusia. Terutama untuk pengadaan
tenaga kerja, karena dengan adanya seleksi maka akan menghasilkan
karyawan-karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan baik dan segi jumlah
maupun mutu, yang akan menjamin kelancaran tugas-tugas dan jalannya aktivitas.
Guna mendapat karyawan seperti yang diharapkan, perusahaan harus melakukan
penyeleksian karyawan dengan selektif agar calon karyawan tersebut dapat
berkerja dengan baik
Menurut
Manulang (1996:16) dalam melakukan pemilihan karyawan dapat dilakukan pemilihan
melalui tiga tahap yaitu:
- Menentukan Analisis Jabatan
dalam rangka mendapatkan job description, yaitu menentukan
sifat jabatan yang sesuai dengan pekerjaan.
- Mengadakan
recruitment atau penarik, yaitu proses dimana karyawan ditarik melalui
sumber- sumber karyawan.
- Mengadakan pemilihan karyawan
yang tersedia.
Perkembangan
organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi menyebabkan kebutuhan akan
pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum organisasi melakukan seleksi terhadap
karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer sumber daya
manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang
akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang
bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi
perlu menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan,
pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan.
Dengan
latar belakang masalah diatas maka penulis membahas bagaimana pengadaan analisa
pekerjaan yang baik ,spesifikasi pekerjaan, proses merekrutmen karyawan dan
penempatan SDM baru.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Analisa Pekerjaan
Analisis
pekerjaan terdiri atas dua kata, analisis dan pekerjaan.Analisis merupakan
aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen,
atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan pekerjaan adalah
sekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah
dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Dengan demikian
analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji,
mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu
pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127)
Siagian (2008:75)
mengatakan bahwa analisis pekerjaan adalah usaha sadar yang sistematik dalam
mengumpulkan, menilai dan mengorganisasikan semua jenis pekerjaan yang terdapat
dalam suatu organisasi.Dari pengertian tersebut maka dalam suatu organisasi
diperlukan analisis pekerjaan yang mempunyai peran dan tugas melakukan
penganalisisan terhadap semua pekerjaan yang ada.
Menurut Dessler
(2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk menentukan
tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya , dan karakteristik
orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis pekerjaan
memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar
tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus
dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler
penyelia atau spesialis dalam sumber daya manusia biasanya mengumpulkan
beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan, (1) aktivitas pekerjaan,
(2) perilaku manusia, (3) mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan,
(4) standar prestasi, (5) konteks pekerjaan, dan (6) persyaratan manusia.
Sedangkan menurur Sedarmayanti (2010:145) informasi yang didapatkan menolong
dalam membedakan: (1) aktivitas dan tingkah laku pekerjaan , (2) interaksi
dengan yang lainnya, (3) Standar kinerja, (4) Pengaruh terhadap keuangan dan
penganggaran, (5) mesin dan peralatan yang digunakan, dan (6) kondisi
pekerjaan.
B. Tujuan Analisis Pekerjaan
Sedangkan
menurut Sastrohadiwirjo mengatakan bahwa tujuan analisis pekerjaan yaitu: (1) memperoleh tenaga kerja pada
posisi yang tepat, (2) memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja, (3)
menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif (Sastrohadiwiryo).
Menurut
Gomes (2003;92) Ada 12 tujuan analisis pekerjaan yang digunakan oleh sektor
publik maupun sektor swasta, yaitu:
1. Job description,yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat
pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk
mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.
2. Job
classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan
kedalam kelas-kelas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana
sistematika tertentu
3. Job
evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian
pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam
pasar tenaga kerja luar yang terikat
4. Job
desinng restructuring, yaitu meliputi
usaha-usaha untuk mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan
kedalam berbagai kelompok
5. Personel
requirement, yaitu berupa persyaratan atau
spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan
6. Performance
appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang
dilakukan oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja
7. Worker training,
yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja
8. Worker mobility,
yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi, perkerjaan-pekerjaan,
dan okupasi-okupasi tertentu
9. Efficiency, ini
mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari
peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja
10. Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja
yang tidak aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan
11. Human
resource planning, kegiatan antisipasi
dan reaktif melalui suatu organisasi
12. Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan
organisasi.
C. Spesifikasi pekerjaan (job specification)
Spesifikasi
pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab
pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dan yang lainnya
dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi
pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar
untuk melaksanakan seleksi.
Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas
minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan
satu Pekerjaan dengan baik dan kompeten. Pada umumnya
spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas
definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu.
Spesifikasi pekerjaan lebih menitikberatkan pada syarat
yang dibutuhkan seseorang untuk bisa bekerja dengan beban dan tanggung jawab
jabatan. Umumnya yang tercantum dalam spesifikasi pekerjaan adalah:
a.
Jenis kelamin
b.
Usia karyawan
c. Pendidikan
formal
d. Kemampuan
khusus sehubungan dengan pekerjaan
e. Kualifikasi
emosi
f. Syarat kesehatan atau kondidi tubuh.
g. Spesifikasi Orang
Spesifikasi orang dapat
dilihat dari karakteristik personal yaitu kemampuan dan keahlian. Kemampuan
personal tersebut match 1 dari hasil belajar, pelatihan dan pengalaman.
Kemudian Match 2 dilihat dari karakteristik kepribadian.
D. Rekrutmen karyawan/Pegawai
Sumber daya manusia/aparatur merupakan
factor yang sangat berperan dalam suatu organisasi atau pemerintahan dalam
memberikan pelayanan kepada publik (Baedhowi, 2007).Pembinaan dan pengembangan
profesionalitas SDM menjadi salah satu upaya yang tepat untuk menghadapi dan
merespon segala tantangan yang berkaitan dengan perubahan lingkungan
strategis.Sebagai upaya untuk mewujudkan tuntutan profesionalitas Pegawai
Negeri Sipil (PNS), Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 telah menetapkan beberapa
perubahan dalam manajemen PNS. Perubahan tersebut membawa konsekuensi bahwa
setiap organisasi pemerintah baik pusat maupun daerah harus memiliki Sumber
Daya Manusia Pegawai Negeri Sipil (untuk selanjutnya digunakan istilah pegawai)
yang memenuhi persyaratan baik secara kuantitas maupun kualitas sehingga dapat
melaksanakan tugas dan fungsinya secara professional
Mathis dan Jakson (2001) Rekrutmen
karyawan/pegawai adalah proses
yang menghasilkan sejumlah pelamar yang berkualifikasi untuk pekerjaan di suatu
perusahaan atau organisasi. Hal ini sejalan dengan pendapat Irawan dkk. (1997)
bahwa rekrutmen adalah suatu proses untuk mendapatkan tenaga yang berkualitas
guna bekerja padaperusahaan atau instansi. Sedangkan menurut ahli
lainmenyebutkan bahwa rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak, dan
menetapkan sejumlah orang, baik dari dalam maupun dari luar perusahaansebagai
calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan
dalam perencanaan SDM (Samsudin, 2006).
Ivancevich (2001) menambahkanbahwa
rekrutmen berkaitan dengan aktivitas yangmempengaruhi jumlah dan jenis pelamar,
apakahpelamar tersebut kemudian menerima pekerjaan yangditawarkan. Proses
seleksi merupakan rangkaian tahapankhusus yang digunakan untuk memutuskan pelamarmana
yang akan diterima. Proses tersebut dimulai ketikapelamar melamar kerja dan
diakhiri dengan keputusanpenerimaan.
Menurut Mondy (1996) Selection is theprocess of choosing from a
group of applicants theindividual best suited for a particular position.
Prosesseleksi yang dapat dikatakan sebagai tahap awal yangmenentukan bagi
organisasi untuk memperoleh calonpegawai yang mempunyai kemampuan yang handal
danprofesional. Gatewood dan Field (2001) menyatakanbahwa seleksi adalah proses
pengumpulan dan evaluasiinformasi tentang individu yang memperoleh
tawaranpekerjaan.
Selanjutnya Siagian (1994)
menyebutkanbahwa seleksi adalah berbagai langkah spesifik yangdiambil untuk
memutuskan pelamar mana yang akanditerima dan pelamar mana yang akan ditolak.
Prosesseleksi dimulai dari penerimaan lamaran dan berakhirdengan keputusan
terhadap lamaran tersebut. Seleksidilaksanakan tidak saja untuk penerimaan
karyawanbaru saja, akan tetapi seleksi ini dapat pula dilakukanuntuk
pengembangan atau penerimaan, karena adanyapeluang jabatan. Untuk memperoleh
atau mendapatkanpeluang jabatan tersebut perlu dilakukan seleksisehingga dapat
diperoleh pegawai yang berkualitassesuai dengan kebutuhan.
Secara lebih rinci Mondy dan Noe
(1996)menguraikan peran analisis pekerjaan yang tidak dapatdiabaikan dalam
proses rekrutmen maupun seleksi
Sebagai dalam tabel atau gambar di
bawah ini
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Analisis pekerjaan adalah suatu cara
sistematis mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi pekerjaan dan
kebutuhan tenaga manusia, serta konteks dimana pekerjaan dilaksanakan. Disini
analisis berfungsi dalam membantu manajer dalam menempatkan pegawainya.
Informasi yang didapat digunakan manajer dalam menjalankan deskripsi pekerjaan,
spesifikasi pekerjaan dan spesifikasi orang dalam menjalankan suatu proses
pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana untuk mencapai tujuan yang
diharapakan.
Analisis pekerjaan merupakan proses mencari informasi sampai
dengan analisis untuk penyususunan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan
atau persyaratan apa/siapa dari masing-masing jenis pekerjaan harus dikerjakan.
Manfaat analisis pekerjaan antara lain: penarikan, seleksi dan penempatan
karyawan, sebagai petunjuk dasar dalam menyusun program latihan dan
pengembangan, menilai kinerja/pelaksanaan kerja, memperbaiki cara kerja
karyawan, dan merencanakan organisasi agar memenuhi syarat/memperbaiki
struktur.
DAFTAR PUSTAKA
Alamsyah, Andy,
dan Muh. Aziz Muslim. 2005. Model PenilaianKinerja Anggota DPR. Jurnal Ilmu
Administrasi dan Organisasi,Bisnis & Birokrasi, Vol.13, No.2 (Mei).
Baedhowi.2007.
Revitalisasi Sumber Daya Aparatur dalam Rangka Meningkatkan Kualitas Layanan
Publik.Jurnal IlmuAdministrasi dan Organisasi, Bisnis & Birokrasi,
Vol.15, No.2 (Mei).
Mathis. Robert
I, Jackson John H. 2001. Manajemen Sumber DayaManusia, Jakarta: Salemba
Empat.
Mondy, Wayne
& Robert M, Noe. 1996. Human Resource Management, New Jersey:
Prentice Hall Inc.
